Байгууллагын бичиг хэрэг, архивын ажилтан Р.Мөнхбаяр Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газраас манай байгууллагын 2022 оны үйл ажиллагааны үр дүнг үнэлсэн үнэлгээний багийн гишүүдийн зөвлөмжийн дагуу Засгийн газар, Архивын ерөнхий газар зэрэг дээд шатны байгууллагуудаас шинэчлэн гаргасан албан хэрэг хөтлөлт, архивын хууль тогтоомжууд, Баримт бичгийн стандарт (MNS 5140:2021)-ын талаарх сургалтыг байгууллагын нийт ажилтан албан хаагчдын дунд зохион байгууллаа. 

Сургалтаар:

Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд баримт бичгийг зөв зохион бүрдүүлж, заавар журмын дагуу эмхлэн цэгцлэх нь баримт бичгийн хадгалалт хамгаалалтыг сайжруулдаг тухай,

Архивын сан хөмрөг, түүний бүрэлдэхүүн, төрийн архивын үйл ажиллагааны зарчим, удирдлага, архивын баримтын хадгалалт, хамгаалалт, нөхөн бүрдүүлэлт, ашиглалттай холбоотой мэдээлэл,

Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд МУ-ын Архивын тухай хууль, Баримт бичгийн стандарт, “Архив албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын дүрэм”-ийн дагуу хяналт шалгалтыг явуулдаг. 

Үүнд:
1. Баримт бичиг бүрийг зөв зохион бүрдүүлсэн эсэх 
2. Баримт бичгийн шийдвэрлэлт, түүнд хяналт тавьж буй байдал
3. ХХНЖ-ын дагуу хэрэг бүрдүүлсэн байдал
4. Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд ажилтнуудын оролцоо зэрэг асуудлууд

Албан хэрэг хөтлөлтөд:

Баримт бичиг боловсруулах

Албан ёсны болгох

Олшруулах

Бүртгэх

Тараах, явуулах

Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих

Баримт бичгийг хадгалах, ашиглуулах

Албан хэрэг бүрдүүлэх

Хөтөлж дууссан хэргийг архивт шилжүүлэх

зэрэг үйл ажиллагаа хамрагддаг байна.

Баримт бичиг зохион бүрдүүлэх ажил нь дараах үе шаттай явагдана. Үүнд:

Баримт бичгийн төсөл /эх/ зохиож бичих

Төсөлтэй холбогдох санал, дүгнэлт авах

Гарын үсэг зурах албан тушаалтнаар хянуулах

Компьютерийн операторч, бичээч нарт өгч бичүүлэх

Баримт бичгийг баталгаажуулах

Бичгийг танилцуулах /илгээх, явуулах/ г.м зүйлсийг заалаа.

Сургалт үр дүнтэй болж ажилтан, ажилтан, албан хаагчид архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх өөрт хэрэгтэй шинэ мэдээ, мэдээллийг олж авлаа.